What to Prepare Before a First Consultation

Cuando un cliente nos contacta por primera vez, suele tener una idea general del problema: el almacén está desordenado, los inventarios no cuadran, el flujo de documentos frena las operaciones. Pero transformar esa intuición en un plan de trabajo requiere información previa. Esta página explica qué documentos, datos y decisiones conviene tener listos antes de la primera consulta.

Documentación operativa básica

No se necesita un informe perfecto. Con tres elementos es suficiente para empezar:

• Plano o croquis del depósito: una vista general de la distribución actual de estanterías, pasillos, muelles de carga y áreas de empaque. No importa si es a mano alzada; lo relevante es tener una referencia espacial.
• Listado de referencias de inventario: un volcado simple con códigos, descripciones y cantidades aproximadas. Si usan planillas Excel o papel, ese mismo archivo sirve.
• Registro de movimientos típicos: entradas y salidas de los últimos 30 días, aunque sea en bruto. Ayuda a identificar picos de actividad y productos con mayor rotación.

Preguntas internas que conviene responder

Antes de la reunión, sugerimos que el equipo interno discuta tres puntos:

1. ¿Cuál es el principal cuello de botella hoy? No hace falta un diagnóstico técnico, basta con la percepción de quienes trabajan en el piso: ¿demoras en encontrar productos, errores en los despachos, exceso de papeleo?
2. ¿Qué cambios están dispuestos a implementar? Desde ajustes menores en la disposición de estanterías hasta una migración digital completa. Conocer el nivel de apertura evita propuestas inviables.
3. ¿Quién será el interlocutor durante el proyecto? Tener una persona de contacto con capacidad de decisión acelera las revisiones y evita idas y vueltas.

Qué esperar de la primera reunión

La consulta inicial dura entre 60 y 90 minutos. Revisamos la documentación que trajeron, recorremos el depósito si es posible, y definimos juntos un alcance preliminar. No se firma ningún contrato en esa instancia. El objetivo es que ambas partes entiendan si hay un encaje real y cuáles serían los siguientes pasos concretos.

Si ya cuentan con parte de esta información, la reunión será más ágil. Si no, igual podemos empezar con lo que tengan. Lo importante es dar el primer paso con datos reales, no con suposiciones.